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Déroulement du processus d’inspection

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1. Avis de sélection

Chaque année, les membres sont sélectionnés pour participer au programme de surveillance générale (PSG). Un avis de sélection est envoyé aux membres visés et le questionnaire est disponible à partir du Portail de l’Ordre.

Ce processus est tout à fait normal! Chaque psychoéducatrice et psychoéducateur sera invité à participer à au moins une démarche d’inspection de l’Ordre dans sa carrière.

L’engagement actif dans le processus d’inspection transforme cette démarche en un levier d’amélioration continue, affinant la conscience réflexive et renforçant l’expertise auprès des personnes vivant des difficultés d’adaptation.

2. Complétion du questionnaire d’autoévaluation et transmission des dossiers par les membres

Selon plusieurs membres, cette étape constitue un moment privilégié pour prendre du recul et réfléchir à sa pratique. Le questionnaire permet d’obtenir un portrait global de l’exercice professionnel en abordant notamment :

  • la déontologie
  • la tenue de dossiers
  • le processus clinique
  • l’utilisation des instruments de mesure
  • les activités réservées
  • la formation continue
  • la pratique autonome

Choisir les dossiers à transmettre

Afin que l’inspecteur(trice) puisse effectuer une analyse qui correspond à votre pratique et puisse évaluer le processus clinique et la tenue de dossier, voici les critères à prendre en compte pour bien choisir les dossiers à transmettre.

Les dossiers sélectionnés doivent :

  • être représentatifs de votre pratique actuelle (suivi individuel, groupe, rôle-conseil, utilisation d’instruments de mesure, mesures de contrôle le cas échéant);
  • contenir tous les éléments exigés par le Règlement sur les dossiers les cabinets de consultation et autres bureaux et la cessation d’exercice des psychoéducateurs, relativement aux articles 3 et 4, en fonction de vos rôles et responsabilités;
  • permettre d’apprécier l’ensemble du processus clinique, notamment :
    • le motif de consultation;
    • l’analyse de la demande;
    • la démarche de consentement;
    • l’évaluation psychoéducative initiale;
    • la planification de l’intervention (objectifs et moyens);
    • la mise en œuvre de l’intervention.

Il est important d’effectuer l’ensemble de la démarche avec rigueur. Un questionnaire complet et rempli avec rigueur de même que le choix des dossiers qui permettent bien de constater la pratique et les éléments attendus de votre pratique sont des éléments importants à considérer.

3. Analyse du questionnaire d’autoévaluation et des dossiers par l’inspectrice

Une fois les documents reçus, l’inspecteur(trice) procède à leur analyse afin de déterminer si une visite d’inspection est nécessaire. Des préoccupations peuvent en ressortir et orienter la suite du processus d’inspection.

Éléments pouvant orienter l’analyse

Au questionnaire d’autoévaluation :

  • incohérences ou éléments préoccupants
  • changements importants dans la pratique
  • exercice dans un secteur émergent ou en pratique autonome
  • éléments à valider quant au mandat, rôle et responsabilités professionnelles

Aux dossiers :

Établissement du niveau de confiance

À partir des écarts observés ou des préoccupations soulevées lors de l’analyse du questionnaire et des dossiers, l’inspecteur(trice) détermine le niveau de confiance associé à la pratique du membre. Ce niveau oriente les suites à donner au processus d’inspection. Il est possible qu’à cette étape, un(e) inspecteur(trice) communique avec vous afin de compléter votre dossier et de préciser certains éléments.

Pour mieux situer cette étape, vous pouvez consulter la fiche Mieux comprendre les niveaux de confiance découlant de l’analyse du questionnaire d’autoévaluation et des dossiers.

À la suite de l’analyse, l’inspectrice peut proposer des activités de perfectionnement afin de soutenir le développement professionnel et l’amélioration continue. Ces activités peuvent notamment inclure :

  • des lectures de documents d’encadrement de l’Ordre
  • des formations en lien avec la tenue de dossiers, le processus clinique ou les activités réservées

4. Rencontre avec le membre

Les rencontres visent entre autres à :

  • vérifier la qualité de la pratique
  • sensibiliser le membre à ses responsabilités professionnelles
  • contribuer à la protection du public
  • renforcer les bonnes pratiques
  • nourrir la réflexion dans une perspective d’amélioration continue
  • offrir une rétroaction personnalisée

Une modalité vous sera proposée selon le niveau de confiance établi :

  • Rencontre de rétroaction personnalisée (durée approximative de 30 minutes)
  • Visite ciblée (durée approximative de 1 h 30)
  • Visite générale (durée approximative de 3 heures)
Consultez la fiche Démarche d’inspection professionnelle pour en connaître les détails.

5. Conclusion et recommandations du comité d’inspection professionnelle (CIP)

À la suite de la visite, l’inspecteur(trice) rédige un rapport qui est soumis au comité d’inspection professionnelle (CIP). Comme les motifs d’inspection peuvent varier d’un membre à l’autre, les recommandations du CIP sont adaptées à la situation spécifique de chacun.

Le comité entérine les recommandations au rapport ou émet des recommandations supplémentaires visant à réduire les écarts entre les pratiques observées et les exigences professionnelles, toujours dans une optique de protection du public et de soutien à la qualité de la pratique.

Transmission des recommandations

Le comité d’inspection professionnelle (CIP) analyse les rapports, une correspondance par courriel est ensuite transmise afin de vous informer des suites à donner dans le cadre de votre inspection professionnelle. Cette communication précisera les recommandations formulées, les actions attendues ainsi que, le cas échéant, les délais à respecter.

6. Sondage

Finalement, à la fin de votre démarche, vous serez invité(e) à répondre à un court sondage portant sur le processus d’inspection professionnelle que vous avez vécu. Les réponses fournies demeureront confidentielles. Vos commentaires seront pris en compte pour permettre une amélioration continue du processus et contribueront au bilan annuel de la démarche.

D’autres documents sont également mis à votre disposition :

Consultez les étapes de l’inspection professionnelle

Système professionnel
Comment bien me préparer à l’inspection professionnelle
Informations complémentaires sur l’inspection professionnelle